Representation

Avdragsgill representation 2012 – när är representation avdragsgill? Representation (både intern och extern) är avdragsgill under vissa förutsättningar. För att kunna yrka avdrag för utgifter för representation och liknande ändamål skall enligt 16 kap. 2 § inkomstskattelagen (1999:1229), IL, avdrag medges endast om det föreligger ett omedelbart samband med näringsverksamheten.

I 16 kap. 2 § IL anges även att avdraget inte får överstiga vad som kan anses skäligt. Av praxis framgår att avdrag inte medges för lyxbetonad representation (jfr RÅ 1970 ref. 21 och RÅ 1983 1:22).

Representation påverkas av om företaget är redovisningsskyldigt till moms eller inte och ifall representationen är extern eller intern.

Avdragsgill representation under inkomstår (räkenskapsår) 2013 (taxeringsår 2014):

Avdragsgill representation 2013 (2014)
Extern representation Momsredovisare Icke momsredovisare
(exkl moms) (6 % moms) (12 % moms) (25 % moms) Schablon
Lunch, middag, supé 90 kr 100,80 kr 112,50 kr 114 kr
Frukost 60 kr 67,20 kr 75 kr
Golf, teater etc.(6 % moms) 180 kr 190,80 kr
Intern representation
Lunch, middag, supé 90 kr 100,80 kr 112,50 kr 114 kr
Frukost 60 kr 67,20 kr 75 kr
Hyra, underhållning etc. vid personalfest 180 kr 225 kr
Teater etc. 180 kr 190,80 kr
 

Moms på representation

Den 1 januari 2012 sänktes momsen på restaurang- och cateringtjänster till 12%. Sänkningen av momsen gäller inte sprit, vin eller starköl, som fortfarande är 25% moms.

Därför så måste man vid bokföring av en representationsmåltid fördela momsen ifall den innehåller både mat (12 %) och alkohol (25 %) .

Antingen kan man göra ett schablonmässigt avdrag för momsen med 14 kr. Denna beräkning är baserad på att den huvudsakliga delen av en representationsmåltid (ca 75%) bör gå till kostnaden för mat.

Eller så får momsavdraget fördelas proportionellt, och andelen alkoholdryck beräknas utifrån den verkliga kostnaden för måltiden. Det är inte tillåtet att som tidigare yrka ett momsavdrag med 25% på hela avdragsramen, dvs 22,50 kr.

Om sprit, vin eller starköl inte ingår i representationsmåltiden får avdrag bara göras med 10,80 kr, dvs 12% på 90 kr.

 

1. Exempel på avdragsgill representation (extern):

– Affärsförhandlingar
– Representation med PR-syfte – jubileum, invigning av anläggning m.m.
– Demonstrationer och visningar

2. Exempel på avdragsgill representation (intern)
Personalfester och informationsmöten – dock får inte vara fråga om sällskapsliv eller gästfrihet av personlig art (jfr RÅ 1981 Aa 119).

För kringkostnader vid personalfest, t.ex. lokalhyra, utgifter för musikunderhållning eller uppträdande, bör avdrag medges med skäligt belopp dock högst 180 kr/180 kr plus mervärdesskatt per person.

Avdrag för utgifter för personalfest bör inte medges för fler än två personalfester per år. Om anställdas familjemedlemmar eller pensionerade befattningshavare inbjuds till personalfest bör avdrag medges även för den andel av utgiften som belöper på dessa personer.

Styrelsesammanträde, revision och bolagsstämma – som avdragsgill representationskostnad bör inte räknas utgift för måltider i samband med styrelsesammanträde, revision, bolagsstämma eller föreningsstämma. Avdrag kan dock medges för utgifter för enklare förtäring med högst 60 kr/60 kr plus mervärdesskatt per person.

Exempel på lyxbetonad representation
– Jaktutflykter
– Fiskeresor
– Specialarrangerad underhållning
– Hållande av lustjakter, lantställen, villor och andra byggnader för representationsändamålet.

Representation i form av gåvor – representationsgåvor och reklamgåvor

Att tänka på i samband med representation
Enligt huvudregeln i 3 kap. 5 § lag (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter, LSK, ska den som redovisar intäkter i inkomstslaget näringsverksamhet för varje näringsverksamhet lämna de uppgifter som behövs för taxeringen, t.ex. uppgift om intäkter och kostnader.  Av 19 kap. 2 § LSK framgår skyldigheten att i skälig omfattning genom räkenskaper, anteckningar eller på annat lämpligt sätt se till att det finns underlag för att fullgöra uppgiftsskyldigheten och för kontroll av den.

Den skattskyldige bör genom anteckning på restaurangnota eller liknande verifikat som utvisar representationsutgifternas storlek, kunna visa sambandet mellan de personer som deltar i representationen och den skattskyldiges förvärvsverksamhet. Detta kan ske genom att på verifikat antecknas uppgift om datum för representationen, namn, yrke eller funktion i företaget avseende samtliga personer mot vilka representationen utövas och det eller de företag som de företräder samt syftet med representationen. Uppgift på verifikat bör antecknas på varaktigt sätt.

I fråga om avdrag för utgifter för representation i hemmet bör motsvarande uppgifter antecknas för varje representationstillfälle. Om avdrag yrkas för representation i hemmet eller i skattskyldigs verksamhetslokal bör en skälighetsbedömning göras av avdragets storlek med utgångspunkt i lämnad utredning.

Läs mer om representation i Skatteverkets allmänna råd: SKV A 2004:5