Representation

Representation – avdragsgill representation – kostnader för både intern representation och extern representation är avdragsgilla under vissa förutsättningar. Om du har representerat gentemot dina kunder eller dina anställda (personalrepresentation) så kan du om vissa krav har uppfyllts få avdrag för dina representationskostnader.

Representation enligt 16 kap. 2 § IL
“2 § Utgifter för representation och liknande ändamål ska dras av bara om de har omedelbart samband med näringsverksamheten, såsom då det uteslutande är fråga om att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande eller då utgifterna avser jubileum eller personalvård. Avdraget får inte överstiga vad som kan anses skäligt. För utgifter för lunch, middag eller supé får avdraget inte överstiga 90 kronor per person och måltid med tillägg för mervärdesskatt till den del denna inte ska dras av enligt 8 kap. eller återbetalas enligt 10 kap. mervärdesskattelagen (1994:200). Lag (2007:1419).”

Som framgår av lagtexten är ett grundläggande krav att det måste föreligga ett omedelbart samband för att det ska medges av för representation. För att kunna yrka avdrag för utgifter hänförliga till  representation och liknande ändamål ska avdrag medges endast om det föreligger ett omedelbart samband med näringsverksamheten. Därutöver får avdraget inte får överstiga vad som kan anses skäligt, vilket fastställts i praxis där avdrag inte medgivits för lyxbetonad representation (jfr RÅ 1970 ref. 21 och RÅ 1983 1:22).

För att representation i samband med affärsförhandlingar skall anses ha ett omedelbart samband med verksamheten bör representationen ingå som ett led i förhandlingarna (det föreligger ett tidssamband – tidpunkten för när representationen hållits  är viktigt för bedömning). Representationen bör därvid uttrycka en i dessa sammanhang sedvanlig gästfrihet, t.ex. i form av värdskap vid inledande av affärsförhandlingar, under sådana eller som en avslutning av förhandlingarna.

Vad som anses utgöra omedelbart samband med näringsverksamheten bedöms utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Vid denna bedömning tas hänsyn till skillnader mellan företag, bedriven verksamhet, formen av representation samt vid hur många tillfällen som representation har skett. De som nämns är inleda eller upprätthålla affärsförbindelser, jubileum och personalvård.

Exempel på situationer där omedelbart samband kan anses föreligga är vidare större jubileer, invigningar, demonstrationer och dylikt där representationen används som ett led i företagets marknadsföring och PR-verksamhet. Om representationen utövas i samband med en skattskyldigs eller en anställds personliga högtidsdag bör dock avdrag inte medges. Således bör avdrag inte medges för utgifter i samband med t.ex. bjudning för affärsvänner i anslutning till skattskyldigs femtioårsdag.

Avdrag medges för:

  • Lunch, middag, supé
  • Andra måltidsutgifter (t.ex. frukost, fika, brunch, mingel)
  • Teaterbiljett/greenfeeavgift vid golfspel m.m.:

Avdrag medges ej för:

  • Personlig gästfrihet
  • Kostnader som ersätts via utlägg eller betalas via företagets kort etc.
  • lyxbetonad representation

Avdragsbelopp – skäligt belopp – moms
I 16 kap. 2 § IL anges bl.a. att avdraget inte får överstiga vad som kan anses skäligt. För utgifter för lunch, middag eller supé får avdraget inte överstiga 90 kr per person och måltid med tillägg för mervärdesskatt till den del denna inte skall dras av enligt 8 kap. eller återbetalas enligt 10 kap. mervärdesskattelagen (1994:200).

När representationen avser andra måltidsutgifter än lunch, middag eller supé bör avdrag medges med högst 60 kr per person. Skälig avdragsgill utgift t.ex. för teaterbiljett eller, vid extern representation, för greenfee vid golfspel får anses vara högst 180 kr/180 kr plus mervärdesskatt per person.

Här kan du se vad aktuella avdragsbelopp uppgår för det aktuella inkomståret – avdragsgill representation

Avdragsramen bör tillämpas vid varje representationstillfälle för sig. En billig representation vid ett tillfälle bör således inte få kvittas mot representation vid annat tillfälle, där utgiften överstigit avdragsramen.

Är du inte skattskyldig till moms får du göra avdrag med högst 90 kronor plus den moms som avser den del av måltidsutgiften du får avdrag för.  Även om det gäller representation vid jubileum eller med utomnordiska gäster får man inte göra högre avdrag.

Om du haft utgifter för till exempel teaterbiljetter eller greenfee vid golfspel får du avdrag med högst 180 kronor per person. Är du inte skattskyldig till moms får du avdrag med högst 180 kronor plus den moms som avser den del av utgiften du får avdrag för.

Om du representerar gentemot dina anställda, så kallad intern representation, gäller samma beloppsramar som vid extern representation. Om du vid t.ex. en personalfest haft utgifter för lokalhyra, musikunderhållning eller uppträdande kan du få avdrag med högst 180 kronor per person. Är du inte skattskyldig till moms får du därutöver avdrag för den eventuella moms som belöper på 180 kronor.

Representation och alkohol – avdragsrätts
Kostnader för vin och sprit får ingå i avdragsbeloppet. Det råder inget avdragsförbud för alkohol, men avdragsramen bör huvudsakligen avse mat.

Exempel på avdragsgill och ej avdragsgill extern representation:

– Affärsförhandlingar
– Representation med PR-syfte
– Jubileum
– Invigning av anläggning m.m.
– Demonstrationer
– Visningar
– Information riktad till massmedia och kunder
– Jullunch (julmiddag) och kräftskiva för företags kunder – Allmän med företagets affärsförbindelser och kunder.

Läs mer om respektive här:  Exempel på avdragsgill och ej avdragsgill extern representation

Exempel på avdragsgill och ej avdragsgill intern representation
– Personalfester (julmiddag, jullunch och kräftskiva) och kringkostnader (lokal och underhållning)
– Informationsmöten för anställda, planeringsmöten, budgetmöten, diskussioner om inköps- och försäljningspolitik, personalfest.
– Interna kurser, konferenser o.dyl.
– Kick-off
– Teambildning
– Styrelsesammanträde,
– Revision
– Bolagsstämma
– Föreningsstämma

Läs mer om respektive här:  Exempel på avdragsgill och ej avdragsgill intern representation

Återkommande representation – samma person eller grupp av personer – personlig gästfrihet
Försiktighet bör iakttagas vid ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. I sådan representation kan det föreligga inslag av personlig gästfrihet som utesluter avdragsrätt. Vad avser andra personer än de som har en direkt anknytning till affärsförhandlingar bör utgift för sådan representation inte vara avdragsgill.

Representation utanför verksamhetsorten – omedelbart samband saknas
Även vad avser valet av den ort där representationen utövas bör försiktighet iakttagas. Så kan t.ex. representation på annan ort än verksamhetsorten vara ett tecken på att omedelbart samband saknas.

Lyxbetonad representation
Av praxis framgår att avdrag inte medges för lyxbetonad representation. Läs mer om lyxbetonad representation

Representation i form av gåvor – representationsgåvor och reklamgåvor

Att tänka på i samband med representation

Enligt huvudregeln i 3 kap. 5 § lag (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter, LSK, ska den som redovisar intäkter i inkomstslaget näringsverksamhet för varje näringsverksamhet lämna de uppgifter som behövs för taxeringen, t.ex. uppgift om intäkter och kostnader.  Av 19 kap. 2 § LSK framgår skyldigheten att i skälig omfattning genom räkenskaper, anteckningar eller på annat lämpligt sätt se till att det finns underlag för att fullgöra uppgiftsskyldigheten och för kontroll av den.

Den skattskyldige bör genom anteckning på restaurangnota eller liknande verifikat som utvisar representationsutgifternas storlek, kunna visa sambandet mellan de personer som deltar i representationen och den skattskyldiges förvärvsverksamhet. Detta kan ske genom att på verifikat antecknas uppgift om datum för representationen, namn, yrke eller funktion i företaget avseende samtliga personer mot vilka representationen utövas och det eller de företag som de företräder samt syftet med representationen. Uppgift på verifikat bör antecknas på varaktigt sätt.

I fråga om avdrag för utgifter för representation i hemmet bör motsvarande uppgifter antecknas för varje representationstillfälle. Om avdrag yrkas för representation i hemmet eller i skattskyldigs verksamhetslokal bör en skälighetsbedömning göras av avdragets storlek med utgångspunkt i lämnad utredning.

Traktamente
Har traktamente betalats ut i samband med representation ska traktamentsavdraget reduceras enligt följande.

Inrikes: Minskning för: Schablonavdrag för ökade levnadskostnader:
210 kr 147 kr 105 kr 63 kr
Frukost, lunch och middag 189 kr 132 kr 95 kr 57 kr
Lunch och middag 147 kr 103 kr 74 kr 44 kr
Lunch/middag 74 kr 51 kr 37 kr 22 kr
Frukost 42 kr 29 kr 21 kr 13 kr

Utrikes:
Helt fri kost 85 %
Lunch eller middag 35 %
Lunch och middag 70 %
Frukost 15 %

Läs mer om representation i Skatteverkets allmänna råd : SKV A 2004